IFS Logistics v3: Lagerböden regelmäßig kontrollieren, Schäden beheben und CAPA-Wirksamkeit nachweisen

Eine Auditorenfrage aus der Praxis

Bei einem kürzlich durchgeführten IFS-Logistics-v3-Rezertifizierungsaudit stellte der Auditor eine auf den ersten Blick einfache Frage:

„Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Lagerböden regelmäßig auf Beschädigungen kontrolliert, festgestellte Schäden zeitnah instand gesetzt und die Wirksamkeit der Maßnahmen nachweisbar überprüft werden?“

Die Frage betraf ein Logistiklager, in dem unter anderem Lebensmittel gelagert und umgeschlagen werden. Zu den betrieblichen Leistungen gehören Lagerhaltung, Cross-Docking sowie FTL-, LTL- und Stückgutverkehre.

In einem solchen Umfeld sind Lagerböden täglich erheblichen mechanischen Belastungen ausgesetzt. Flurförderzeuge, Paletten, schwere Waren und wiederkehrende Umschlagprozesse können Risse, Materialausbrüche und Beschädigungen an Betonflächen verursachen.

Dabei handelt es sich nicht ausschließlich um ein technisches Instandhaltungsthema.

Beschädigte Lagerböden können die Reinigung erschweren, Schmutzansammlungen begünstigen, Kontaminationsrisiken erhöhen und die Sicherheit betrieblicher Abläufe beeinträchtigen.

Entscheidend ist deshalb ein dokumentierter, regelmäßig durchgeführter Kontroll- und Instandhaltungsprozess.

Welche Anforderungen stellt IFS Logistics Version 3?

Für diesen Praxisfall sind insbesondere folgende Anforderungen relevant:

Abschnitt 4.7.1.4 – Lager- und Umschlagbereiche

Der IFS-Logistics-Standard stellt Anforderungen an die Beschaffenheit und Instandhaltung von Böden, Wänden und Decken.

Diese müssen so gestaltet und instand gehalten werden, dass Risiken für Verschmutzungen und Kontaminationen minimiert werden.

Für Lagerböden bedeutet dies insbesondere:

• Geeigneter baulicher und hygienischer Zustand.
• Erkennung relevanter Beschädigungen.
• Bedarfsgerechte Instandsetzung.
• Berücksichtigung von Reinigbarkeit und Kontaminationsrisiken.
• Nachvollziehbare betriebliche Überwachung.

Die offizielle IFS-Audit-Checkliste berücksichtigt hierzu auch Fragen nach dem Zustand der Böden, der Häufigkeit betrieblicher Begehungen und bereits durchgeführten Instandhaltungsmaßnahmen.

Abschnitt 5.9.1 – Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen

Festgestellte Abweichungen müssen dokumentiert, analysiert und angemessen behandelt werden.

Bei bestimmten Abweichungen, insbesondere mit Bezug zur Produktsicherheit oder bei wiederholtem Auftreten, ist eine Ursachenanalyse erforderlich.

Ein beschädigter Lagerboden kann deshalb mehr als eine einfache Reparaturmeldung auslösen.

Abhängig von Risiko, Ausmaß und Wiederholungshäufigkeit muss geklärt werden, warum der Schaden entstanden ist und welche Maßnahmen erforderlich sind.

Abschnitt 5.9.2 – KO-Anforderung Nr. 6

Korrekturmaßnahmen müssen festgelegt, dokumentiert und umgesetzt werden.

Dazu gehören insbesondere:

• Verantwortliche Personen.
• Angemessene Umsetzungsfristen.
• Nachvollziehbare Maßnahmen.
• Dokumentation der Durchführung.

Die Beseitigung eines Mangels darf nicht allein auf einer mündlichen Zusage beruhen.

Abschnitt 5.9.3 – Wirksamkeitsprüfung

Die Wirksamkeit umgesetzter Korrekturen und Korrekturmaßnahmen muss bewertet und das Ergebnis dokumentiert werden.

Für die Lagerbodeninstandsetzung bedeutet dies beispielsweise:

Wurde die beschädigte Fläche fachgerecht instand gesetzt?

Ist sie wieder ausreichend reinigungsfähig?

Bestehen weiterhin Risiken für gelagerte oder umgeschlagene Produkte?

Tritt der Schaden erneut auf?

Wichtig: Der IFS-Standard schreibt für diesen Fall nicht ausdrücklich Vorher-/Nachher-Fotos als bestimmte Dokumentationsform vor. Solche Fotos sind jedoch eine besonders anschauliche und nachvollziehbare Möglichkeit, den Zustand vor und nach der Instandsetzung zu belegen.

Warum Papier, Excel und einzelne Reparaturmeldungen nicht ausreichen

In vielen Logistikbetrieben werden Bodenschäden durchaus erkannt und repariert.

Das eigentliche Problem liegt häufig in der fehlenden Verbindung zwischen Kontrolle, Feststellung, Reparatur und Wirksamkeitsprüfung.

Typische Situationen sind:

• Ein Staplerfahrer meldet einen beschädigten Boden.
• Der Lagerleiter informiert die Instandhaltung.
• Eine Reparatur wird mündlich beauftragt.
• Ein Foto liegt auf einem Smartphone.
• Die Reparaturrechnung befindet sich in der Buchhaltung.
• Eine spätere Wirksamkeitsprüfung wird nicht dokumentiert.

Die Reparatur kann tatsächlich durchgeführt worden sein.

Trotzdem fehlt beim nächsten Audit möglicherweise der nachvollziehbare Nachweis des vollständigen Prozesses.

Genau diese Lücke lässt sich durch einen strukturierten digitalen Kontrollprozess schließen.

Die Lösung: Ein eigener VISPEXIO-Run zur Lagerbodenkontrolle

Für diesen Anwendungsfall wurde in VISPEXIO ein digitaler Kontrollprozess implementiert.

Er verbindet wiederkehrende Zustandskontrollen mit dokumentierten Feststellungen, Instandsetzungsmaßnahmen und der Überprüfung ihrer Wirksamkeit.

1. Regelmäßige Lagerbodenkontrolle

Die Lager- und Verkehrsflächen werden anhand definierter Kontrollpunkte überprüft.

Die Häufigkeit richtet sich nach der betrieblichen Risikobewertung, beispielsweise nach Verkehrsintensität, Nutzung und Zustand der jeweiligen Flächen.

Kontrolliert werden unter anderem:

• Risse im Beton.
• Materialausbrüche.
• Beschädigte Bodenbeschichtungen.
• Unebene oder beschädigte Übergänge.
• Bereiche mit erschwerter Reinigung.
• Potenzielle Kontaminations- oder Sicherheitsrisiken.

2. Digitale Dokumentation mit Vorher-Foto

Wird ein Schaden festgestellt, erfolgt die Dokumentation unmittelbar im VISPEXIO-Run.

Erfasst werden können:

• Betroffener Lagerbereich beziehungsweise Kontrollpunkt.
• Art und Umfang des Schadens.
• Beschreibung der Feststellung.
• Fotodokumentation vor der Instandsetzung.
• Bewertung der erforderlichen Maßnahmen.

Damit bleibt die Feststellung eindeutig dem jeweiligen Kontrollvorgang zugeordnet.

3. Sofortmaßnahmen und CAPA

Je nach Risikobewertung können zunächst geeignete Sofortmaßnahmen erforderlich sein.

Dazu gehören beispielsweise die Kennzeichnung oder vorübergehende Sperrung eines betroffenen Bereichs.

Anschließend werden erforderliche Instandsetzungen und gegebenenfalls weitergehende Korrekturmaßnahmen definiert.

Verantwortlichkeiten, Termine und Bearbeitungsstatus werden nachvollziehbar dokumentiert.

Bei wiederkehrenden Schäden kann zusätzlich eine Ursachenanalyse notwendig sein, beispielsweise zu Verkehrsbelastung, Bodenaufbau oder betrieblichen Abläufen.

4. Instandsetzung mit Nachher-Foto

Nach Durchführung der Reparatur wird der instand gesetzte Zustand dokumentiert.

Ein Nachher-Foto ergänzt die ursprüngliche Feststellung.

Damit lassen sich der ursprüngliche Schaden und das Ergebnis der Instandsetzung unmittelbar miteinander vergleichen.

5. Wirksamkeitsprüfung

Der Abschluss einer Reparatur ist nicht automatisch mit dem Nachweis ihrer Wirksamkeit gleichzusetzen.

Deshalb wird das Ergebnis überprüft und dokumentiert.

Dabei kann beispielsweise bewertet werden:

• Ist die beschädigte Fläche vollständig und fachgerecht instand gesetzt?
• Ist die Fläche wieder ausreichend reinigungsfähig?
• Wurden die identifizierten Risiken beseitigt?
• Sind zusätzliche Maßnahmen notwendig?
• Zeigen spätere Kontrollen erneut Beschädigungen?

Die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfung werden nachvollziehbar festgehalten.

6. Auditfähige Nachweishistorie

Die Verbindung aus Kontrollvorgängen, Feststellungen, Fotodokumentation, Maßnahmen und Wirksamkeitsprüfung schafft eine transparente Nachweishistorie.

Bei einer späteren internen Prüfung oder einem IFS-Logistics-Audit kann dadurch nachvollzogen werden, wie ein Schaden erkannt, bearbeitet und überprüft wurde.

Vom Einzelmangel zum kontinuierlichen Verbesserungsprozess

Der entscheidende Vorteil liegt nicht allein in der digitalen Dokumentation.

Durch regelmäßig wiederkehrende Kontrollen entsteht ein kontinuierlicher Prozess, der neue Schäden frühzeitig sichtbar macht und bei wiederholten Feststellungen eine systematische Ursachenbetrachtung unterstützt.

Damit wird aus einer einzelnen Reparatur ein nachvollziehbarer Qualitäts- und Verbesserungsprozess.

Kontrolle → Nachweis → Abweichung → CAPA → Instandsetzung → Wirksamkeitsprüfung

Fazit: Nicht nur reparieren, sondern die Wirksamkeit nachweisen

Die Erfahrung aus dem Rezertifizierungsaudit zeigt, worauf es ankommt.

Ein Auditor möchte nicht ausschließlich wissen, ob ein beschädigter Lagerboden repariert wurde.

Er möchte erkennen können, wie Schäden systematisch festgestellt, geeignete Maßnahmen umgesetzt und deren Wirksamkeit überprüft werden.

VISPEXIO unterstützt genau diesen Ablauf durch strukturierte digitale Runs, Fotodokumentation, CAPA-Nachverfolgung und dokumentierte Wirksamkeitsprüfungen.

Für Lagerlogistik, Lebensmittelumschlag, Cross-Docking und andere kontrollpflichtige Betriebsbereiche.

Vom beschädigten Lagerboden zum dokumentierten Verbesserungsprozess.

VISPEXIO – Audit & Compliance Operating System

Normative Referenzen

• IFS Logistics Version 3, Abschnitt 4.7.1.4 – Lager- und Umschlagbereiche.
• IFS Logistics Version 3, Abschnitt 5.9.1 – Umgang mit Abweichungen und Korrekturmaßnahmen.
• IFS Logistics Version 3, Abschnitt 5.9.2 – KO-Anforderung Nr. 6.
• IFS Logistics Version 3, Abschnitt 5.9.3 – Wirksamkeitsprüfung.

Die konkrete Umsetzung und Kontrollfrequenz sind anhand der betrieblichen Risiken und geltenden Anforderungen festzulegen. VISPEXIO unterstützt die Durchführung und Nachweisführung, ersetzt jedoch weder die fachliche Bewertung noch die Verantwortung des Unternehmens für die Einhaltung des Standards.