Hotels, Resorts, Restaurants und Bars auf Gran Canaria arbeiten in einem anspruchsvollen betrieblichen und regulatorischen Umfeld.
Hygiene, Lebensmittelsicherheit, technische Kontrollen, Reinigung, Schädlingsmonitoring, Pool- und Anlagenkontrollen oder interne Sicherheitsprüfungen gehören vielerorts zum täglichen Betrieb.
Die Herausforderung besteht dabei nicht nur darin, Kontrollen durchzuführen.
Entscheidend ist auch, nachvollziehbar dokumentieren zu können:
• Was wurde kontrolliert? • Wann wurde die Kontrolle durchgeführt? • Wer hat sie durchgeführt? • Welches Ergebnis wurde festgestellt? • Gibt es Fotos, Messwerte oder Kommentare als Nachweis? • Wurde eine Abweichung festgestellt? • Welche Korrekturmaßnahme wurde eingeleitet? • Wurde anschließend überprüft, ob die Maßnahme wirksam war?
Genau hier stoßen Papierformulare, Excel-Dateien und voneinander getrennte Dokumentationen schnell an ihre Grenzen.
EUROPÄISCHE, SPANISCHE UND KANARISCHE ANFORDERUNGEN
Für Unternehmen der Hotellerie und Gastronomie auf Gran Canaria greifen unterschiedliche regulatorische Ebenen ineinander.
Auf europäischer Ebene bildet unter anderem die Verordnung (EG) Nr. 852/2004 über Lebensmittelhygiene einen wesentlichen Rahmen für Lebensmittelunternehmen.
Sie verpflichtet Lebensmittelunternehmer unter anderem dazu, geeignete Hygienebedingungen sicherzustellen und Verfahren einzurichten, durchzuführen und aufrechtzuerhalten, die auf den HACCP-Grundsätzen basieren.
In Spanien ergänzt unter anderem das Real Decreto 1021/2022 diesen Rahmen mit Hygieneanforderungen für bestimmte Einzelhandelsbetriebe im Lebensmittelbereich. Der Anwendungsbereich umfasst auch Tätigkeiten der Gastronomie und Hotellerie.
Für die Kanarischen Inseln regelt darüber hinaus das Decreto 90/2010 die touristische Restaurationswirtschaft und enthält Anforderungen an entsprechende gastronomische Betriebe.
Welche konkreten gesetzlichen, behördlichen und betrieblichen Kontrollen für einen einzelnen Betrieb erforderlich sind, hängt dabei immer von dessen Tätigkeit, Ausstattung und Risikoprofil ab.
DAS PROBLEM IST OFT NICHT DIE KONTROLLE - SONDERN DER PROZESS DAHINTER
In vielen Betrieben werden Kontrollen bereits durchgeführt.
Eine Liste liegt an der Rezeption.
Eine andere hängt in der Küche.
Temperaturen werden in einer Excel-Datei dokumentiert.
Fotos befinden sich auf einem Smartphone.
Technische Mängel werden per E-Mail oder Messenger weitergegeben.
Korrekturmaßnahmen werden wiederum an anderer Stelle verfolgt.
Jede einzelne Lösung kann funktionieren.
Zusammen ergeben sie jedoch häufig keinen durchgängigen, transparenten Kontrollprozess.
Spätestens bei einer internen Prüfung, einer behördlichen Kontrolle oder einem Audit beginnt dann die Suche nach Informationen und Nachweisen.
VON DER KONTROLLE BIS ZUM NACHWEIS
VISPEXIO verbindet die einzelnen Schritte zu einem strukturierten digitalen Prozess:
Kontrolle → Nachweis → Abweichung → CAPA → Wirksamkeitsprüfung → Bericht
Mitarbeiter können ihre vorgesehenen Kontrollen direkt digital durchführen.
Fotos, Messwerte, Kommentare und Ergebnisse werden unmittelbar im jeweiligen Kontrollvorgang dokumentiert.
Werden Abweichungen festgestellt, können daraus Korrekturmaßnahmen beziehungsweise CAPA-Prozesse entstehen und bis zur Überprüfung ihrer Wirksamkeit nachvollzogen werden.
Dadurch entsteht nicht lediglich eine digitale Checkliste.
Es entsteht eine nachvollziehbare Historie des gesamten Kontrollprozesses.
EIN SYSTEM FÜR UNTERSCHIEDLICHE BEREICHE
In Hotels, Resorts und gastronomischen Betrieben kann VISPEXIO beispielsweise für unterschiedliche operative Kontrollprozesse eingesetzt werden:
• Zimmer und öffentliche Bereiche • Reinigung und Hygiene • Restaurants und Bars • HACCP und Lebensmittelsicherheit • Temperaturkontrollen • Pools und technische Anlagen • Wartungs- und Sicherheitskontrollen • Schädlingsmonitoring • interne Qualitätskontrollen • Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
Dabei können die jeweiligen Kontrollpunkte und Abläufe an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
KEIN NEUES DATENSILO
Digitalisierung sollte nicht bedeuten, Papier durch eine weitere isolierte Software zu ersetzen.
Hotels arbeiten bereits mit PMS-, Hotel-, Facility-, ERP-, BI- und weiteren betrieblichen Systemen.
Über die VISPEXIO API können Qualitäts- und Compliance-Daten in bestehende digitale Strukturen eingebunden und für Integrationsszenarien bereitgestellt werden.
Damit können manuelle Datenübertragungen und Medienbrüche reduziert und Kontrollprozesse stärker mit den bestehenden Systemen des Unternehmens verbunden werden.
Das Ziel:
Weniger Papier. Weniger Excel. Weniger Informationsinseln.
Mehr Transparenz. Mehr Nachvollziehbarkeit. Mehr Kontrolle über den tatsächlichen Prozess.
COMPLIANCE ENTSTEHT IM TAGESGESCHÄFT
Qualität und Compliance beginnen nicht am Tag vor einer Prüfung.
Sie entstehen jeden Tag – bei jeder Kontrolle, jeder dokumentierten Abweichung und jeder konsequent umgesetzten Korrekturmaßnahme.
VISPEXIO schafft dafür einen strukturierten digitalen Prozess.
Für Hotels, Resorts, Restaurants und Bars auf Gran Canaria – und darüber hinaus.
VISPEXIO – Audit & Compliance Operating System